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lunes, 24 de septiembre de 2012

Trabajo Práctico: Combinar Correspondencia




El 15 de Noviembre se conmemora el día de la Educación Técnica, ese día del año 1959, fue creado el CONET (Consejo Nacional de Educación Técnica), órgano rector por entonces de las escuelas técnicas del país.
Es importante comprender que los crecimientos evidenciados en las Escuelas Técnicas, tanto del nivel Medio como del nivel Superior, en estos últimos años, fueron fundamentalmente producidos por una decisión política de incorporar a la educación técnica en la agenda nacional y provincial, como forma de promover y dar sustentabilidad a la economía y su desarrollo. Desde la Ley Nacional de Educación Técnica se promueve vincular a los egresados con el mundo del trabajo, invertir en el equipamiento y en la formación de técnicos, medios y superiores, que continúen la cadena de la industria y el crecimiento de los pueblos del interior, promover y desarrollar la cultura del trabajo y la producción para el desarrollo sustentable.
En este marco surge la iniciativa de la Dirección de Educación Superior de instituir y organizar la Semana de la Educación Técnica , para que año a año, se difunda, promueva e incentive el desarrollo de actividades relacionadas con la Técnica, con la investigación, la extensión científica y tecnológica, tanto a docentes y estudiantes como a toda la comunidad. De esta forma, el Nivel Superior, ratifica su compromiso de colaborar en el desarrollo económico de la Provincia impulsando a través de la formación de sus recursos técnicos y profesionales, construir comunidades con economías propias y sostenibles.
En nuestro Instituto es tradición conmemorar dicho día y ahí tenemos algunos ejemplos. Ver aquí

Actividad
1)    Deben preparar los impresos (documentos) que se necesitan para el evento de la semana de la Carrera Técnica.
·         Deben preparar una lista con los invitados (pueden consultar en el Instituto) No se olviden que la lista puede ser ficticia o real
·         Preparar en Excel una lista con los campos para cargar los acreditados. Se deben agregar a medida que van llegando.
·         Un documento con la Invitación. Aquí se deben esmerar en la presentación de una invitación de ¼ de página A4. Deben figurar algunos datos de los invitados. Como Tratamiento de cortesía, Nombre y Apellido, Cargo / puesto, Empresa
·         Un documento con la tarjeta de Acreditación. También deben tener más datos personales del acreditado. Puede tener varios tamaños desde 1/9  hasta 1/4 de hoja A4.
·         Un documento con el certificado de asistencia al evento con los datos pertinentes, tanto del asistente como de la entidad de donde quiere presentar dicho certificado.
2)    Se puede hacer en grupo de 2 alumnos.
Los archivos deben estar en una carpeta
·        
Carrera: Nombre de la Carrera
Apellidos: Apellidos de los Participantes
Enviarla a la dirección profesorleo.informatica@gmail.com.
Comprimirla en formato  rar o formato  zip

·         Dentro de la carpeta deben estar los archivos de Word y de Excel.

3)    La fecha de entrega es para la primera semana de Octubre



Combina en 3 Pasos
1)      Generar una base de datos con los datos de los acreditaciones. Puede ser en una Página Word, en una Hoja de Excel. Lo importante es que la tabla tiene que tener una estructura simple.
Solo columnas y en la primera fila debe estar el nombre de la misma. Esto funciona como nombre especial, porque va a servir de nombre de campo.

Nro_doc
Tipo_Doc
CARRERA
APELLIDO
NOMBRES
Sexo
COHORTE
Fec_Nacim
Curso
18997226
DNI
LENGUA
MANSILLA
Patricia Del Valle
F
2009
31/12/1987
4°1°
13798281
DNI
LENGUA
MARTINEZ
Leonr Noemi
F
2011
07/09/1971
4°1°
13648580
DNI
INGLÉS
GUTIERREZ
Marcelo
M
2009
26/02/1972
1°1°
25136266
DNI
INGLÉS
PEREYRA
Claudia Sabina
F
2005
26/08/1975
3°1°
21026817
DNI
LENGUA
QUIÑONES
Rosa Mabel
F
2005
12/08/1964
3°1°
14353303
DNI
LENGUA
CARAVAJAL
Marcos antonio
M
2009
02/06/1973
3°1°
11898740
DNI
LENGUA
YABRA
José Orlando
M
2005
23/10/1985
3°1°
13609192
DNI
INGLÉS
MOLINA
Pablo Damian
M
2007
23/09/1973
1°1°
10177593
DNI
GEOGRAFÍA
Dominguez
Viviana Olga
F
2006
27/11/1996
1°1°
18397058
DNI
LENGUA
CORREA
Patricio Leonordo
M
2010
01/03/1974
1°1°
17664694
DNI
INGLÉS
ORTEGA
NORA SILVIA
F
2006
30/05/1983
2°2°
23662815
DNI
LENGUA
MORALES ASTETE
Ana Rosa
F
2008
03/11/1964
1°2°
12591359
DNI
LENGUA
PRIETO
Teresa Argentina
F
2006
08/10/1975
3°1°

Efectivamente, esta tabla pasará a ser una Base de datos y como tabla deberá cumplir con las mismas condiciones. Deberán tener cuidado en que los nombres compuestos por dos palabras o más deban estar ligados por un símbolo de guion bajo. Por ej.: Nro_Documento 

2)      En otro Archivo de Word, habrá que escribir el documento base. En este archivo puede ser una carta o puede ser un archivo compuesto y Editado en Capas (ver)
Para la producción de l Trabajo de la Semana Técnica tienen que pensar en 3 documentos que tengan similitudes pero que obviamente sean ser diferentes.
Pueden generar una invitación con la construcción de los elementos de Word o  pueden copiar y pegar algún fondo que hayan visto en Internet. Tambien pueden escanear alguna figura que les haya gustado. Tienen libertar para el diseño.

3)      Inicien la combinación de correspondencia, utilizando la lista que ya habían preparado y el documento que también ya hayan guardado con los nombres antes mencionado.


Word 2007 o Word 2010

En la ficha correspondencia , haga clic en Iniciar Combinar correspondenciay, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

Aparece el panel de tareas Combinar correspondencia en el lado derecho de la pantalla.

Paso 1 de 6: Seleccionar tipo de documento

1.       En el panel de tareas, Seleccione el tipo de documento, haga clic en directorio.
2.       Para continuar, haga clic en siguiente: inicie el documento.
Esto avanza al paso siguiente en el Asistente para combinar correspondencia y le ayuda a configurar el directorio.

Paso 2 de 6: seleccione el documento inicial

1.       En Seleccione el documento inicial, consulte las siguientes opciones:

o    Utilizar el documento actual: utilizar el documento actual en la pantalla como documento principal.
o    Iniciar desde una plantilla: elija una de las plantillas de combinación de correspondencia listos para usar.
o    Inicio de documento existente: abrir un documento existente para utilizar como documento principal de combinación de correspondencia.
Haga clic en la opción que desee.
2.       Para continuar, haga clic en siguiente: seleccione los destinatarios.

Paso 3 de 6: seleccione los destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos mediante el Asistente para combinar correspondencia, está indicándole a Word para utilizar un conjunto específico de información variable para la combinación. Utilice uno de los métodos siguientes para adjuntar el documento principal para el origen de datos.

Método 1: Si utiliza un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:
1.       En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en utilizar una lista existente en Seleccionar destinatarios.
2.       En utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
3.       En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos , seleccione el archivo que contiene la información variable que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Abrir.

Nota Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que pueda ordenar y editar los datos.
4.       Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 2: Si utiliza nombres de una lista de contactos de Outlook

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:
1.       En el panel de tareas Combinar correspondencia , haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook , enSeleccionar destinatarios.
2.       En Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en Elegir la carpeta de contactos.
3.       Seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee en el cuadro de diálogo Seleccionar contactos de carpeta .Haga clic en Aceptar.

Nota Word muestra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para que pueda ordenar y editar los datos.
4.       Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.

Método 3: si está escribiendo los nombres y direcciones por primera vez

Para crear un nuevo origen de datos, siga estos pasos:
1.       En Seleccione los destinatarios, haga clic en escribir una lista nueva.
2.       En escribir una lista nueva, haga clic en crear.
Para obtener más información acerca de cómo configurar un origen de datos, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base:
294688 Cómo diseñar y configurar una lista de direcciones de combinación de correspondencia en Word 2002 y en versiones posteriores de Word

Paso 4 de 6: organizar su directorio

Para configurar el directorio, siga estos pasos:
1.       Escriba el texto o agregar imagen de gráficos que desea repetir para cada elemento en el directorio. Por ejemplo, incluir etiquetas como: 
Nombre:
Dirección:
Número de teléfono:
2.       Agregue los campos de datos que se corresponden con cada etiqueta, o agregarán los campos de datos que son necesarios en el directorio.
3.       Cuando haya terminado de organizar su directorio, haga clic en siguiente: vista previa de su directorio para obtener una vista previa de los resultados.

Paso 5 de 6: obtener una vista previa del directorio

Después de obtener una vista previa del directorio y realizar los cambios necesarios, haga clic en siguiente: Complete la combinación para continuar.

Paso 6 de 6: Complete la combinación

Para combinar el directorio, siga estos pasos:
1.       Haga clic en nuevo documento.
2.       Cuando aparezca el cuadro de diálogo Combinar en nuevo documento , especifique los registros que desea combinar.
3.       Haga clic en Aceptar para combinar los registros.


www.youtube.com/watch?v=QEryXnjHgLM1 Nov. 2008 - 5 min. - Subido por amoreano
Cómo convertir tablas a texto en 
Microsoft Word 2007by Francisco Hernandez 




Otras Referencias
Para obtener más información acerca de la combinación de correspondencia en Word 2002 y en versiones posteriores de Word, haga clic en los números de artículo siguientes para verlos en Microsoft Knowledge Base:
·  294684 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear etiquetas postales en Word 2002
·  294683 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear cartas de modelo en Word
·  294694 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear mensajes de correo electrónico en Word
·  294695 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear faxes en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
·  294697 Cómo realizar una combinación de correspondencia con una lista de Contactos de Outlook en Microsoft Word 2002 y en versiones posteriores de Word
·  294686 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear una lista ordenada por categoría
·  294688 Cómo diseñar y configurar una lista de direcciones de combinar correspondencia en Word 2002 y en versiones posteriores de Word
·  294693 Cómo utilizar Combinar correspondencia para crear un directorio en Word